Cách ghi bảng chấm công hàng ngày là quy trình không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Một bảng chấm công chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên mà còn đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc tính lương, thưởng và chế độ đãi ngộ. Bài viết dưới đây, MeU Solutions sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lập và ghi bảng chấm công hàng ngày, cùng các mẫu phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Bảng Chấm Công Hàng Ngày Là Gì?

Bảng chấm công hàng ngày là công cụ theo dõi tình trạng làm việc của nhân viên theo từng ngày. Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng file Excel hoặc phần mềm chấm công.

Bảng chấm công giúp:

• Đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong tính lương.

• Theo dõi mức độ chuyên cần của nhân viên.

• Là cơ sở cho xét thưởng, tăng lương, hoặc kỷ luật.

• Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Thông tin trong bảng chấm công thường bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, ngày công, ngày nghỉ, lý do nghỉ, thời gian làm việc,…

2. Một Số Mẫu Bảng Chấm Công Phổ Biến

Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều hình thức bảng chấm công khác nhau, tùy vào đặc thù công việc:

2.1. Bảng chấm công theo giờ

• Ghi nhận chính xác số giờ làm việc của từng nhân viên.

• Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều ca làm hoặc số lượng nhân viên lớn.

• Giúp phân bổ nguồn lực và tính lương linh hoạt.

2.2. Bảng chấm công theo ngày

• Nhân viên chấm công mỗi ngày theo ký hiệu quy định (có mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm,…).

• Phổ biến ở các công ty làm việc hành chính.

• Dễ dàng tổng hợp cuối tháng để tính lương.

2.3. Bảng chấm công theo tuần

• Thường áp dụng cho đơn vị cần theo dõi tiến độ công việc theo tuần.

• Ít được sử dụng rộng rãi nhưng hữu ích cho dự án ngắn hạn.
  

3. Hướng Dẫn Cách Ghi Bảng Chấm Công Hàng Ngày

Để đảm bảo độ chính xác và minh bạch, doanh nghiệp nên thực hiện bảng chấm công theo 6 bước sau:

Bước 1: Chấm công hàng ngày

Trưởng bộ phận hoặc nhân sự ghi nhận tình trạng làm việc của từng nhân viên, dựa trên quy định và ký hiệu nội bộ.

Bước 2: Áp dụng phương pháp chấm công phù hợp

Lựa chọn hình thức chấm công (theo giờ, ngày, tuần) tùy đặc thù doanh nghiệp để tăng tính chính xác.

Bước 3: Thiết lập bảng chấm công chi tiết theo tháng

Bảng cần hiển thị đầy đủ 28–31 ngày, kèm thứ trong tuần để phản ánh đúng tình trạng làm việc.

Bước 4: Ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên

Mỗi nhân viên được đánh dấu bằng ký hiệu quy định (làm việc, nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm,…) để đảm bảo công bằng trong tính lương.

Bước 5: Tổng hợp và phân loại ngày làm việc – ngày nghỉ

Cuối tháng, bộ phận nhân sự cần thống kê:

• Tổng số ngày công.

• Ngày nghỉ phép theo quy định.

• Ngày nghỉ lễ, tết.

• Ngày nghỉ đặc biệt (thai sản, tai nạn,…).

Bước 6: Xác nhận và chuyển bảng chấm công cho kế toán

Sau khi tổng hợp, bảng chấm công được ký xác nhận và chuyển sang phòng kế toán để tính lương, thưởng và các chế độ khác.

 

4. Giải Pháp Quản Lý Chấm Công Hiệu Quả Từ MeU Solutions

Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý nhân sự & chấm công thông minh từ MeU Solutions.

• Tích hợp chấm công tự động qua máy chấm vân tay/thẻ từ.
• Quản lý dữ liệu tập trung, tránh thất lạc, sai lệch.
• Xuất báo cáo nhanh chóng cho kế toán và ban lãnh đạo.
• Tối ưu quy trình tính lương – quản lý nhân sự chỉ trong vài bước.

Cách ghi bảng chấm công hàng ngày tuy không khó nhưng đòi hỏi quy trình rõ ràng, minh bạch và chính xác. Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều mẫu bảng chấm công khác nhau, tùy theo đặc thù công việc. Với giải pháp của MeU Solutions, bạn có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên nhanh gọn – hiệu quả – chuyên nghiệp hơn.

Liên hệ ngay với MeU Solutions để được tư vấn giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp của bạn!