Đối với doanh nghiệp nhỏ, chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống đắt đỏ. Điều quan trọng là lựa chọn đúng nhu cầu, đúng công cụ và đúng lộ trình. Dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế cho SMEs, MeU Solutions gợi ý những hướng tiếp cận tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành.

1. Bắt đầu từ các nhu cầu thiết yếu, không triển khai dàn trải

Doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn lực hạn chế, nên việc xác định “điểm đau” là ưu tiên hàng đầu.
Những nhu cầu phổ biến:

Quản lý dữ liệu khách hàng

Theo dõi công việc & quy trình nội bộ
Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Quản lý bán hàng đơn giản

Việc ưu tiên đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp tránh lãng phí vào các giải pháp không cần thiết.

Bắt đầu từ các nhu cầu thiết yếu, không triển khai dàn trải

2. Ưu tiên công cụ dùng theo mô-đun hoặc trả phí theo tháng

Đây là cách giúp giảm gánh nặng chi phí ban đầu.
Doanh nghiệp nên chọn giải pháp:

Có bản free/low-cost
Trả theo user/tháng
Nâng cấp linh hoạt khi cần
Triển khai nhanh, không tốn thời gian đào tạo

Nhờ đó, doanh nghiệp nhỏ có thể kiểm thử công cụ trước khi đầu tư dài hạn.

3. Tận dụng nền tảng miễn phí hoặc low-cost để khởi đầu

Một số nhóm công cụ giá rẻ mà hiệu quả:

Quản lý công việc: Trello, Notion
Quản lý kênh bán hàng: CRM bản miễn phí
Giao tiếp nội bộ: Google Workspace, Zalo OA
Automation đơn giản: chatbot hoặc kịch bản automation miễn phí

Các công cụ này phù hợp để tạo nền tảng ban đầu cho hành trình số hóa.

4. Chuẩn hóa quy trình trước khi áp dụng phần mềm

Đây là yếu tố giúp tiết kiệm đến 40% chi phí triển khai.
Doanh nghiệp cần:

Xác định quy trình hiện tại
Loại bỏ các bước dư thừa
Định nghĩa rõ vai trò – trách nhiệm
Chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống

Quy trình càng rõ, triển khai càng nhanh và ít phát sinh chi phí.

Chuẩn hóa quy trình trước khi áp dụng phần mềm

5. Chọn giải pháp công nghệ phù hợp mô hình doanh nghiệp nhỏ

Không phải giải pháp “mạnh – đắt – lớn” mới tốt.
Doanh nghiệp nhỏ nên chọn:

Công cụ đơn giản, dễ đào tạo
Giải pháp có thể mở rộng theo từng giai đoạn
Hệ thống tích hợp được với nền tảng hiện có
Tính năng vừa đủ, không thừa

Đi đúng hướng ngay từ đầu giúp tiết kiệm chi phí dài hạn.

6. Chuyển đổi số tiết kiệm phải đi từ nhu cầu thực tế

Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể chuyển đổi số hiệu quả mà không tốn kém nếu chọn đúng công cụ và đúng lộ trình. Tập trung vào nhu cầu cốt lõi, ưu tiên công cụ linh hoạt và tối ưu quy trình là chìa khóa để giảm chi phí. Với kinh nghiệm tư vấn thực tế, MeU Solutions có thể đồng hành cùng doanh nghiệp nhỏ xây dựng lộ trình số hóa tiết kiệm – hiệu quả – phù hợp nguồn lực.