Trong hoạt động quản trị nhân sự, hồ sơ nhân sự là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp quản lý người lao động một cách khoa học và tuân thủ pháp luật. Vậy hồ sơ nhân sự bao gồm những gì? Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ nhân sự ra sao để đảm bảo an toàn, dễ dàng tra cứu khi cần thiết? Hãy cùng MeU Solutions tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu, thông tin liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ để quản lý, theo dõi quá trình làm việc, tính lương, đóng bảo hiểm, giải quyết tranh chấp lao động và phục vụ công tác hành chính – pháp lý.

Một bộ hồ sơ nhân sự thường bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân. 
• Hợp đồng lao động. 
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. 
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội. 
• Bảng chấm công, lịch sử công tác. 

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học không chỉ đảm bảo minh bạch, công bằng trong quản lý mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin và sự gắn kết với nhân viên.

2. Hồ sơ nhân sự cho nhân viên thử việc

Đối với những ứng viên mới tham gia giai đoạn thử việc, bộ hồ sơ cần có các giấy tờ cơ bản để chứng minh nhân thân, năng lực và đảm bảo tính pháp lý, bao gồm:

• Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch: cung cấp thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc. 
• Bản sao CMND/CCCD có công chứng: giúp xác minh danh tính của người lao động. 
• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan: chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí ứng tuyển. 
• Đối với lao động nước ngoài: ngoài những giấy tờ trên, cần bổ sung visa lưu trú còn hiệu lực và giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam. 

Hồ sơ thử việc chính là căn cứ ban đầu để doanh nghiệp đánh giá năng lực, phẩm chất và ra quyết định tuyển dụng chính thức.

3. Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Trong trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng người lao động dưới 15 tuổi, hồ sơ cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý. Bộ hồ sơ sẽ bao gồm:

• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật: nhằm chứng minh tư cách bảo hộ hợp pháp của người đại diện. 
• Văn bản đồng ý của người đại diện: cho phép ký kết hợp đồng lao động và tham gia làm việc tại doanh nghiệp. 

Đây là nhóm lao động đặc thù, nên doanh nghiệp cần lưu ý kỹ hồ sơ, hợp đồng cũng như thời gian, môi trường làm việc để đảm bảo an toàn và quyền lợi chính đáng cho người lao động dưới 15 tuổi.

4. Hồ sơ nhân sự cho nhân viên chính thức

Khi người lao động vượt qua giai đoạn thử việc và trở thành nhân viên chính thức, hồ sơ cần được bổ sung và hoàn thiện hơn. Các loại giấy tờ bao gồm:

• Hợp đồng lao động chính thức: văn bản pháp lý quan trọng nhất, quy định rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên. 
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội: căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc, bảo vệ quyền lợi lâu dài cho nhân viên. 
• Quyết định nâng lương, thăng chức (nếu có): ghi nhận quá trình phát triển nghề nghiệp của nhân viên trong doanh nghiệp. 
• Các giấy tờ, chứng chỉ bổ sung trong quá trình làm việc: ví dụ như chứng chỉ đào tạo, chứng nhận hoàn thành khóa học, bằng khen, hoặc các văn bản liên quan khác.

5. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

Để hồ sơ nhân sự được quản lý khoa học, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau:

5.1. Phân loại hồ sơ

• Theo chủ đề: hợp đồng, báo cáo, bảo hiểm, đào tạo… 
• Theo thời gian: theo năm, quý hoặc giai đoạn cụ thể. 
• Theo nhóm: nhóm hồ sơ nhân viên mới, nhóm nhân viên nghỉ việc, nhóm nhân viên chính thức. 

5.2. Lựa chọn tủ hồ sơ phù hợp

• Tủ nhiều ngăn: giúp phân loại khoa học, dễ tìm kiếm. 
• Tủ treo tường: tiết kiệm diện tích văn phòng nhỏ. 

5.3. Sắp xếp hồ sơ

• Theo thời gian. 
• Theo mẫu tự A – Z. 
• Theo tính chất hồ sơ. 

5.4. Lập danh mục hồ sơ

• Tạo danh mục chi tiết, lưu trữ trên máy tính dưới dạng cây thư mục. 
• Cập nhật thường xuyên khi có thay đổi. 

5.5. Lưu trữ và số hóa

• Đánh số hồ sơ để dễ quản lý. 
• Sử dụng máy quét lưu trữ bản mềm trên hệ thống. 
• Ghi chú, đánh dấu bằng Excel để tra cứu nhanh chóng. 

6. Vai trò của việc lưu trữ hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, đúng quy định mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tuân thủ pháp luật: đảm bảo cung cấp thông tin khi có kiểm tra, thanh tra. 
• Tối ưu quản lý nhân sự: dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân, năng lực, quá trình công tác. 
• Giải quyết tranh chấp: là bằng chứng minh bạch trong các mâu thuẫn lao động. 
• Tăng sự gắn kết nhân viên: thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp nhân viên yên tâm và tin tưởng hơn. 

Qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hồ sơ nhân sự bao gồm những gì và cách lưu trữ hiệu quả. Một hệ thống hồ sơ đầy đủ, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý nhân sự tốt hơn mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững.

Tại MeU Solutions, chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm quản trị nhân sự (HRM) giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.Hệ thống được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ lưu trữ – tra cứu – báo cáo nhanh chóng và an toàn. Với MeU, doanh nghiệp không còn lo lắng về thất lạc giấy tờ, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành nhờ quy trình quản trị nhân sự thông minh.