Hiện nay, việc xây dựng một hệ thống mạng nội bộ được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi những ưu điểm trong hoạt động vận hành, giám sát cũng như tối ưu chi phí cho các quy trình của doanh nghiệp. Vậy xây dựng một mạng nội bộ cho doanh nghiệp (Intranet) chi phí như thế nào? Việc triển khai ra sao? Cùng MeU Solutions tìm hiểu chi tiết và giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của anh/chị nhé!

1. Hệ thống mạng nội bộ là gì?

Hệ thống mạng nội bộ là hệ thống mạng riêng chỉ dành cho nhân viên trong một tổ chức. Mạng nội bộ hay còn được gọi là mạng Intranet, thường thì nhiều thông tin và dịch vụ có trên mạng nội bộ của tổ chức không được công khai cho tất cả mọi người, trái ngược với Internet.

Mạng nội bộ của toàn công ty có thể đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp và hợp tác bên trong, cung cấp một điểm truy cập thông tin duy nhất để tiếp cận các nguồn lực bên trong và bên ngoài. Ở mức cơ bản nhất, mạng nội bộ được thiết lập bằng các công nghệ mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN). Nhiều mạng nội bộ hiện nay tích hợp công cụ tìm kiếm, hồ sơ người dùng, blog, ứng dụng di động với thông báo và kế hoạch cho các sự kiện trong hạ tầng của chúng.

2. Những tính năng quan trọng của mạng nội bộ cần có

Khi triển khai một mạng nội bộ Intranet, có một số tính năng chính đã trở thành yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp trong những năm gần đây. Những tính năng này đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện giao tiếp, hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa nhân viên và các nhóm phòng ban trong doanh nghiệp.

• Trang chủ và Thông báo: Một trang chủ có thể tùy chỉnh là điều cần thiết. Nó hoạt động như một trang chính cho nhân viên để nhận thông tin cập nhật từ tổ chức và truy cập các nguồn lực quan trọng. 
• Lưu trữ và Chia sẻ Tài liệu: Một kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu của mọi loại là lý do chính mà các công ty đầu tư vào intranet. 
• Danh bạ Doanh nghiệp: Một sơ đồ tổ chức cập nhật với thông tin liên hệ, phòng ban, địa điểm và cấu trúc báo cáo có giá trị lớn. Nó có thể hỗ trợ giao tiếp nội bộ, giúp dễ dàng xác định chuyên gia và nâng cao sự hợp tác giữa các nhóm. 
• Quản lý Tri thức: Cơ sở tri thức, wiki và các mô-đun đào tạo trực tuyến cho phép các công ty nắm bắt tri thức tập thể có thể bị mất mát. 
• Kiểm soát Quyền truy cập: Quản lý quyền truy cập và khả năng chỉnh sửa là rất quan trọng cho tính bảo mật và tổ chức thông tin trong intranet. 
• Tích hợp Ứng dụng: Ngày nay, với việc nhân viên sử dụng ngày càng nhiều công cụ, việc một intranet có đa dạng các tích hợp là rất quan trọng. 
• Phân tích và đo lường: Giá trị của một intranet phụ thuộc vào tỷ lệ áp dụng của nó. Phân tích cung cấp cái nhìn về thói quen sử dụng thật sự của intranet so với những nhu cầu được giả định, cho phép các nền tảng được điều chỉnh theo thời gian, đảm bảo việc sử dụng liên tục trong toàn tổ chức.

3. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai mạng nội bộ?

Trong thời đại số hóa hiện nay, xây dựng hệ thống mạng nội bộ Intranet đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các tổ chức. Việc triển khai một hệ thống mạng nội bộ hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

3.1. Hỗ trợ quản lý nhân viên

Hệ thống mạng nội bộ Intranet giúp quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn thông qua các công cụ như hệ thống quản lý công việc, theo dõi thời gian làm việc và các chức năng hỗ trợ phối hợp công việc. Điều này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của từng nhân viên và dễ dàng phân công công việc hơn. 

3.2. Hỗ trợ quản lý tài liệu, thư viện

Với Intranet, tổ chức có thể xây dựng và duy trì một thư viện tài liệu tập trung, dễ dàng quản lý và truy cập. Các tài liệu quan trọng như hướng dẫn làm việc, chính sách công ty và các báo cáo có thể được lưu trữ và chia sẻ bởi Hệ thống mạng nội bộ Intranet một cách hiệu quả. Nhờ đó, tình trạng thất lạc hoặc trùng lặp tài liệu có thể được giảm thiểu.

3.3. Hỗ trợ quản lý phân quyền, thông báo từ lãnh đạo

Hệ thống mạng nội bộ Intranet cho phép thiết lập các cấp độ phân quyền truy cập, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ được xem bởi những người có quyền truy cập phù hợp. Đồng thời, Intranet cung cấp nền tảng để lãnh đạo gửi thông báo và cập nhật quan trọng đến toàn bộ tổ chức hoặc nhóm cụ thể một cách nhanh chóng và dễ dàng.

3.4. Hỗ trợ quản lý tin tức thị trường, tin tức nội bộ

Hệ thống mạng nội bộ Intranet có thể tích hợp các nguồn tin tức từ thị trường và cập nhật tin tức nội bộ. Điều này giúp nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng về xu hướng thị trường, chiến lược của công ty và các sự kiện quan trọng. Từ đó, tất cả các thành viên trong tổ chức đều có cùng một thông tin và có thể đưa ra quyết định dựa trên các dữ liệu cập nhật nhất.

Xem thêm: Tìm hiểu kỹ hơn về mạng intranet

4. Nguyên lý hoạt động của hệ thống mạng nội bộ

Mạng nội bộ là một hệ thống phức tạp, nhưng nguyên lý hoạt động của nó lại dựa trên những khái niệm khá đơn giản. Bằng cách hiểu rõ các thành phần chính của hệ thống, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về cách thức mà hệ thống mạng nội bộ Intranet hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

• Máy chủ: Thành phần này là trung tâm của hệ thống Intranet, có vai trò lưu trữ và cung cấp các trang web nội bộ, ứng dụng hay cơ sở dữ liệu.
• Máy Trạm: Được sử dụng bởi nhân viên để truy cập vào các dịch vụ nội bộ hệ thống Intranet. Máy trạm có thể là máy tính để bàn, laptop hay thiết bị di động.
• Thiết bị mạng: Bao gồm các thiết bị như router, switch và access point. Các thiết bị này chịu trách nhiệm kết nối các máy tính và thiết bị di động trong tổ chức.
• Phần Mềm và Ứng Dụng: Thành phần này đóng vai trò cung cấp các chức năng cụ thể cho mạng. Ví dụ như các ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý hay phần mềm chuyên dụng…
• Các Hệ Thống An Ninh: hệ thống mạng nội bộ Intranet được bảo vệ khỏi các rủi ro bảo mật thông qua tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập hay mã hoá dữ liệu. Ví dụ như, tường lửa giúp bảo vệ Intranet khỏi các truy cập trái phép, giám sát và kiểm soát lưu lượng mạng vào ra khỏi hệ thống.

5. Một số câu hỏi thường gặp về mạng Intranet

Hệ thống mạng nội bộ Intranet đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và chia sẻ thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, MeU Solutions đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp nhất về hệ thống này.

5.1. Không có Internet thì Intranet có hoạt động không?

Hệ thống Intranet có thể hoạt động bình thường mà không cần kết nối Internet. Các máy chủ, máy trạm và thiết bị mạng trong Intranet đều hoạt động độc lập với kết nối Internet. Tuy nhiên, nếu Intranet cần truy cập thông tin hoặc dịch vụ từ bên ngoài như cập nhật phần mềm hoặc gửi email ra ngoài, việc kết nối Internet là cần thiết.

5.2. Các ứng dụng có thể tích hợp với Intranet là gì?

Nhiều loại ứng dụng có thể được tích hợp với hệ thống mạng nội bộ Intranet để nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý dữ liệu trong tổ chức. Một số ứng dụng phổ biến có khả năng tích hợp với phần mềm này bao gồm:

• Hệ thống quản lý tài liệu: Để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu nội bộ.
• Hệ thống quản lý dự án: Để theo dõi tiến độ, phân công công việc và hợp tác giữa các nhóm.
• Hệ thống quản lý nhân sự: Để quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi thời gian làm việc và xử lý các yêu cầu nhân sự.
• Hệ thống email nội bộ: Để gửi và nhận email trong tổ chức

5.3. Khoảng cách xa truy cập Intranet được không?

Truy cập Intranet từ khoảng cách xa có thể được thực hiện thông qua các giải pháp từ xa như VPN. VPN cho phép người dùng kết nối an toàn vào mạng nội bộ của tổ chức từ các địa điểm khác nhau, miễn là họ có kết nối Internet. Khi kết nối qua VPN, người dùng có thể truy cập các tài nguyên và ứng dụng trên Intranet như họ đang làm việc trực tiếp tại văn phòng. 

6. Vì sao nên lựa chọn anaX để xây dựng hệ thống mạng nội bộ?

MeU Solutions giúp đơn giản hóa quá trình xây dựng mạng nội bộ Intranet, đội ngũ kỹ thuật viên của anaX sẽ tiến hành setup và chạy thử nghiệp tại công ty khách hàng. Với nhiều tính năng như CMS thân thiện với người dùng, khả năng truy cập trên di động và tùy chọn thương hiệu, MeU hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một mạng intranet cải thiện giao tiếp nội bộ mà cần lo lắng về vấn đề kĩ thuật. Đặc biệt, với chính sách dùng thử trước tính năng, giải pháp xây dựng mạng nội bộ tại MeU Solutions được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp với chi phí tối ưu nhất. Hãy đặt lịch dùng thử và trải nghiệm ngay hôm nay nhé!