Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, phần mềm không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành mà còn trở thành nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn giữa việc sử dụng phần mềm có sẵn hay đầu tư phát triển phần mềm theo yêu cầu (custom software). Cùng MeU Solutions tìm hiểu, đâu là lựa chọn tối ưu trong dài hạn?

1. Phần mềm có sẵn – nhanh nhưng khó phù hợp lâu dài

Các phần mềm đóng gói sẵn thường có ưu điểm là chi phí ban đầu thấp, triển khai nhanh và dễ sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là không được thiết kế riêng cho quy trình vận hành của từng doanh nghiệp.

Khi quy mô mở rộng hoặc mô hình kinh doanh thay đổi, phần mềm có sẵn dễ bộc lộ hạn chế như:

• Thiếu tính năng chuyên sâu 
• Phải thay đổi quy trình để “phù hợp với phần mềm” 
• Khó tích hợp với các hệ thống khác 
• Chi phí phát sinh lớn khi nâng cấp hoặc mua thêm module 

Điều này khiến doanh nghiệp mất dần lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

2. Phần mềm theo yêu cầu: Thiết kế đúng “nỗi đau” doanh nghiệp

Phần mềm tùy chỉnh được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế, quy trình nội bộ và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Đây là điểm khác biệt lớn so với phần mềm có sẵn.

Lợi ích nổi bật của custom software gồm:

• Phù hợp 100% với mô hình vận hành 
• Tối ưu hiệu suất làm việc của từng phòng ban 
• Giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót 
• Dễ mở rộng, nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển 

Thay vì “chấp nhận” tính năng có sẵn, doanh nghiệp được làm chủ hoàn toàn phần mềm của mình.

3. Tối ưu chi phí dài hạn, không lo phụ thuộc nhà cung cấp

Thoạt nhìn, chi phí phát triển phần mềm theo yêu cầu có thể cao hơn ban đầu. Tuy nhiên, về dài hạn, đây lại là giải pháp phần mềm doanh nghiệp tiết kiệm và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp sẽ:

• Không mất phí bản quyền theo người dùng 
• Không bị phụ thuộc vào lộ trình nâng cấp của bên thứ ba 
• Chủ động chỉnh sửa, mở rộng tính năng khi cần 
• Hạn chế chi phí “vá lỗi” hoặc mua thêm phần mềm phụ trợ 

Đặc biệt với doanh nghiệp vừa và lớn, bài toán chi phí dài hạn là yếu tố rất đáng cân nhắc.

4. Tăng lợi thế cạnh tranh và khả năng bảo mật

Một hệ thống phần mềm được xây dựng riêng giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt mà đối thủ khó sao chép. Từ quy trình xử lý dữ liệu, cách chăm sóc khách hàng đến báo cáo quản trị – tất cả đều mang dấu ấn riêng.

Bên cạnh đó, phần mềm tùy chỉnh còn đảm bảo:

• Bảo mật dữ liệu tốt hơn 
• Kiểm soát quyền truy cập chi tiết 
• Giảm rủi ro rò rỉ thông tin kinh doanh 

Trong thời đại dữ liệu là tài sản, đây là yếu tố sống còn với doanh nghiệp.

5. Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư phát triển phần mềm theo yêu cầu?

Doanh nghiệp nên cân nhắc custom software khi:

• Quy trình vận hành phức tạp, đặc thù 
• Phần mềm có sẵn không đáp ứng đủ nhu cầu 
• Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh 
• Cần tích hợp nhiều hệ thống (CRM, ERP, kế toán, bán hàng…) 

Lúc này, phát triển phần mềm không còn là chi phí, mà là khoản đầu tư chiến lược.

So với phần mềm có sẵn, phần mềm theo yêu cầu mang lại sự linh hoạt, khả năng mở rộng và giá trị dài hạn vượt trội. Việc lựa chọn đúng giải pháp phần mềm doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh và sẵn sàng cho tương lai số hóa. 

Liên hệ MeU Solutions ngay để được tư vấn miễn phí!