Tra cứu hành chínhTự động hóa chăm sóc khách hàng không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống lớn. Doanh nghiệp nên xác định quy trình đang gặp vấn đề, sau đó đặt mục tiêu và lựa chọn cách triển khai phù hợp. Bắt đầu từ một quy trình cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát và từng bước mở rộng tự động hóa.
1. Xác định quy trình cần tự động hóa
Bước đầu tiên khi bắt đầu tự động hóa là xem lại quy trình chăm sóc khách hàng hiện tại. Doanh nghiệp cần xác định những bước đang mất nhiều thời gian, có nhiều thao tác thủ công hoặc khó theo dõi.
MeU Solutions từng triển khai hệ thống quản lý quy trình cho LSP trong bối cảnh dữ liệu được lưu trữ rời rạc và nhiều thao tác còn thực hiện thủ công. Giải pháp tập trung vào số hóa quy trình và quản lý dữ liệu trên một hệ thống.
– Tham khảo thêm: Triển khai hệ thống quy trình quản lý đối tác – MeU Solutions
Vì vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu từ một quy trình cụ thể, thay vì tự động hóa tất cả cùng lúc.
2. Chọn một mục tiêu rõ ràng
Sau khi xác định quy trình cần cải thiện, doanh nghiệp nên chọn một mục tiêu cụ thể. Mục tiêu có thể là giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý hoặc duy trì việc chăm sóc khách hàng đều đặn hơn.
Không nên đặt mục tiêu quá rộng ngay từ đầu. Một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp biết nên ưu tiên quy trình nào trước.
3. Xác định cách vận hành phù hợp
Khi đã có mục tiêu, doanh nghiệp cần xác định quy trình sẽ được vận hành như thế nào. Hãy làm rõ các bước từ khi tiếp nhận thông tin đến khi hoàn tất chăm sóc. Đồng thời, xác định bước nào có thể tự động và bước nào vẫn cần nhân viên xử lý.
Một quy trình có thể gồm: Tiếp nhận → Phân loại → Chăm sóc → Theo dõi → Cập nhật
Khi cách vận hành đã rõ, doanh nghiệp sẽ dễ xác định phần nào cần Automation hỗ trợ.
4. Lựa chọn công cụ phù hợp
Từ quy trình đã xác định, doanh nghiệp mới nên lựa chọn công cụ. Tùy nhu cầu, có thể kết hợp CRM, Zalo OA, Chatbot hoặc Automation. Điều quan trọng không phải là sử dụng thật nhiều công cụ. Công cụ cần giải quyết đúng vấn đề và phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.
MeU Solutions cung cấp các giải pháp quản lý dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng và tự động hóa trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.
– Tham khảo thêm: Giải pháp MeU Solutions
5. Triển khai từ phạm vi nhỏ
Khi đã có quy trình và công cụ phù hợp, doanh nghiệp nên triển khai từ phạm vi nhỏ. Không cần áp dụng Automation cho toàn bộ hoạt động ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một quy trình đã được xác định rõ. Trong quá trình vận hành, nhân viên sẽ làm quen với cách sử dụng và doanh nghiệp có thể nhận ra những điểm cần hoàn thiện. Khi quy trình hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng Automation sang những hoạt động phù hợp khác.
Triển khai từng bước → Vận hành ổn định → Mở rộng
Cách làm này giúp doanh nghiệp giảm áp lực khi thay đổi quy trình và dễ kiểm soát quá trình triển khai hơn.
Kết luận
Doanh nghiệp không cần tự động hóa tất cả ngay từ đầu. Bắt đầu từ một quy trình cụ thể, xác định mục tiêu và chọn công cụ phù hợp sẽ giúp quá trình triển khai rõ ràng hơn. Khi quy trình đã ổn định, doanh nghiệp có thể từng bước mở rộng Automation sang những hoạt động khác.
Liên hệ MeU Solutions để được tư vấn giải pháp tự động hóa chăm sóc khách hàng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
